Confirmer un siège pour chaque voyageur, l'aménagement du véhicule requis et l'horaire complet du jour. Garder la supervision et visiter l'approbation auprès de l'équipe scolaire responsable.
Commencez par le processus de visite de l'école.
Utiliser la politique des visites éducatives de l'école et la voie d'approbation interne appropriée avant de s'engager dans le transport. En Angleterre, le ministère de l'Éducation l'orientation des visites éducatives s'occupe de la planification, de l'évaluation des risques et du contrôle des organisations extérieures. Les écoles d'ailleurs devraient utiliser les conseils et les procédures qui leur sont applicables.
La réservation du transport n’est qu’un élément de la sortie. Elle ne remplace pas les décisions de l’école sur l’encadrement, les besoins médicaux, les urgences ou les autorisations requises. Définissez qui prend ces décisions et qui transmet les besoins de transport qui en découlent.
Construire un dossier complet sur les passagers et l'équipement
Compter les élèves, les enseignants, le personnel de soutien et tout autre voyageur autorisé. Enregistrez le nombre maximal sur chaque étape et fournissez une liste de bagages séparée. Les visites résidentielles, les voyages musicaux et les installations sportives nécessitent souvent plus de rangement qu'une journée de musée avec de petits sacs.
Informez le fournisseur des exigences pratiques en matière d'embarquement et d'accessibilité par un canal privé approprié. Confirmer les arrangements de siège et de retenue pour le véhicule et les passagers au lieu de s'appuyer sur une description générique de l'école appropriée. Avoir des exigences essentielles écrites dans la réservation.
Posez des questions ciblées au fournisseur de transport
- Quelles sont la capacité et la configuration du véhicule?
- Comment les bagages et l'équipement spécifiés seront-ils transportés?
- De quelle documentation l'école a-t-elle besoin pour vérifier ses fournisseurs?
- Comment les substitutions de véhicules et les perturbations sont-elles gérées?
- Quel est le contact disponible avant le voyage et le jour?
- L'itinéraire proposé permet-il le calendrier d'exploitation requis?
Utilisez les exigences de l'école en matière d'approvisionnement et de protection pour décider de la preuve à demander. Évitez de remplacer un badge de site Web ou une large déclaration de marketing pour les vérifications que votre organisation exige réellement.
Planifiez le temps autour du voyage routier
Donnez au fournisseur tout temps d'admission ou d'activité fixe, puis inclure l'embarquement supervisé, le chargement et la marche à partir du dépôt. À l'école, convenir d'un lieu de chargement qui fonctionne avec d'autres arrivées et départs. À la destination, identifiez l'entrée correcte de l'autocar et l'endroit où le groupe peut se réunir.
Pour le retour, travailler à l'envers depuis l'arrivée prévue de l'école, mais permettre à l'exploitant d'évaluer des horaires réalistes. Dites aux familles comment les mises à jour seront communiquées si le calendrier change. Ne donnez pas une promesse d'arrivée exacte basée uniquement sur une estimation de la route automobile.
Attribuer les responsabilités avant le départ
Nommer un chef de voyage qui détient l'itinéraire final et les contacts avec le fournisseur. Affecter le personnel de l'école à des fonctions de supervision et de comptabilisation selon ses procédures. Le rôle du conducteur en matière de transport devrait être distinct de la responsabilité de la supervision des élèves.
Vérifiez le groupe avant de quitter chaque endroit et assurez-vous que le personnel connaît le point de rendez-vous de retour convenu. Conservez les informations d'urgence et médicales à la disposition du personnel autorisé sans les diffuser par le biais de messages généraux aux passagers.
Préparez-vous à un délai ou à un plan modifié
Convenir qui peut autoriser un changement d'itinéraire et comment l'école communiquera avec le fournisseur. Si une activité déborde, avisez le contact rapidement plutôt que de supposer que le retour peut glisser indéfiniment. Le plan révisé doit encore fonctionner pour le véhicule et le conducteur.
Avoir une procédure appropriée pour un départ manqué, un élève malade ou une visite perturbée, conformément à la politique de l'école. Discutez des incidences sur le transport avant le voyage lorsqu'un besoin prévisible pourrait affecter le véhicule ou l'itinéraire.
Choisir la demande de transport appropriée
Notre services de transport scolaire peut évaluer l'itinéraire et les exigences, sous réserve de disponibilité et de devis. Une petite visite peut convenir location de minibus, alors qu'un grand groupe peut avoir besoin location d’autocars. Utiliser la liste de contrôle générale des réservations à côté, plutôt que de l'école, la propre documentation de visite.
Exemple : une visite en classe avec des adultes accompagnateurs
Une classe comprend 30 élèves, quatre membres du personnel et deux adultes accompagnateurs : la demande porte donc sur 36 passagers. Ajoutez les paniers-repas, le matériel pédagogique et les éventuels équipements d’aide à la mobilité. Communiquez au prestataire le point d’embarquement convenu avec l’école, l’entrée du lieu de visite et l’heure à laquelle le groupe doit être prêt à entrer. Demandez au responsable scolaire de confirmer les exigences d’encadrement et de retenue applicables au trajet. Avant le retour, appliquez la procédure convenue de comptage des passagers et de communication afin de résoudre tout changement dans le groupe avant le départ.
Continuer avec voyage scolaire en autocar et minibus planification.
Questions relatives à la planification
Le chauffeur compte-t-il pour notre personnel de supervision?
Traiter le transport et la supervision des élèves comme des rôles distincts. L'école devrait organiser la supervision par ses propres procédures de visites éducatives et clarifier les responsabilités avant la réservation.
Que devrait confirmer une école au sujet de la sécurité des véhicules?
Appliquer le processus de vérification du fournisseur de l'école et demander les preuves pertinentes. Confirmer la capacité réelle des passagers, les sièges et les dispositifs de retenue requis, les dispositions d'accessibilité et les procédures de perturbation pour la réservation proposée.
Pouvons-nous utiliser le même descriptif pour une visite en résidence?
Utiliser la même approche de planification, mais inclure l'inventaire des bagages plus gros, chaque endroit de nuit et l'itinéraire complet. L'exploitant doit évaluer le service complet plutôt que l'hypothèse d'une journée.
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