Conservez l'offre acceptée, l'itinéraire final et les coordonnées. Un organisateur doit posséder des mises à jour, avec un adjoint qui peut accéder aux mêmes informations.
1. Vérifiez le dossier de réservation
Comparez la référence de réservation, la date, le contact principal et l’itinéraire avec la confirmation écrite du prestataire. Vérifiez le total à payer, les échéances et les conditions de paiement. Si votre organisation exige une référence de facture ou un bon de commande, réglez ce point avant l’échéance plutôt que le jour du départ.
Confirmez les exigences du véhicule que vous avez effectivement acceptées. Une demande d'installation n'est pas la même que la confirmation écrite qu'elle sera fournie. Marquer les éléments essentiels séparément des préférences et poser des questions sur tout ce qui reste ambigu.
2. Confirmer les personnes, les bagages et les besoins d'embarquement
- Le nombre maximal de passagers compte sur chaque étape, y compris le personnel et les enfants.
- Grands étuis, sacs de cabine et équipement partagé.
- Modalités d'accessibilité convenues et temps d'embarquement supplémentaire.
- Toutes les prescriptions convenues en matière de siège d'enfant ou d'autres dispositifs de retenue.
- Le processus de changement après la date limite du décompte final.
Vérifiez la liste avec la personne qui connaît le groupe, pas seulement la personne qui paie la facture. Le matériel de sport, les poussettes et les équipements de mobilité sont faciles à omettre lorsqu'une demande de renseignements commence par un simple décompte.
3. Traversez l'itinéraire sur papier
Pour chaque arrêt, inscrire l'adresse correcte, l'entrée, le temps de préparation des passagers et le départ prévu. Ajouter le délai d'arrivée où il importe. Demandez à l'établissement d'identifier les arrangements de chargement et de stationnement des autocars, puis demandez à l'exploitant d'évaluer le plan proposé.
Lisez l'itinéraire dans les deux sens. Les instructions à l'extérieur sont souvent détaillées tandis que le retour dit seulement ..après l'événement.. Remplacer cela par un point de réunion, une heure de réunion et une heure de départ. Déterminer ce que le groupe devrait faire si l'événement se termine tard.
Vérifiez l'extrémité locale d'une arrivée canadienne
Pour un séjour Winnipeg, utilisez le bulletin d'arrivée local pour vérifier l'aéroport réservé à l'adresse de l'hôtel, puis enregistrez le retour séparément. Pour Halifax, utiliser ses propres références aéroportuaires et les détails de destination de la Nouvelle-Écosse plutôt que de transporter les instructions de prise en charge d'un autre arrêt canadien. Si un programme comprend plusieurs provinces, dressez une liste de contrôle distincte pour chaque service local et enregistrez les déplacements qui les relient.
4. Accepter les communications par jour de voyage
Nommer un organisateur principal et un député. Confirmer la façon dont les détails du conducteur seront émis et quel numéro de fournisseur gère les changements ou les retards. Gardez le téléphone principal chargé et accessible; le conducteur ne devrait pas avoir à communiquer avec un passager qui n'a pas le pouvoir de modifier le plan.
Partagez le message passager final ci-dessous. Pour les grands événements, inclure un identificateur de véhicule ou de groupe afin que les gens se joignent au bon départ. Évitez de diffuser plus largement que nécessaire des renseignements personnels sur les réservations ou une liste complète de passagers.
Modèle de message passager
Date du voyage: [date]
Rendez-vous à : [entrée exacte ou point convenu]
Prêt à monter à bord : [temps]
Départ : [temps]
Bagages: [indemnité confirmée pour cette réservation]
Point et heure de la réunion de retour: [détails]
Personne-ressource du groupe: [nom et téléphone]
En cas de retard: contacter immédiatement l'organisateur du groupe.
5. Préparez-vous à un changement sans réécrire le voyage
Demandez comment les passagers en retard, les changements de vol, les fermetures de locaux ou la substitution d'un véhicule seraient traités. Vous n'avez pas besoin de prévoir chaque incident, mais vous avez besoin d'un contact et d'un processus d'approbation. Garder les prescriptions essentielles du véhicule visibles si l'on discute d'un autre véhicule.
Pour une école ou un club, suivez les propres procédures de supervision et d'urgence de l'organisation. Le transport privé ne remplace pas ces responsabilités. Garder les renseignements confidentiels nécessaires à la disposition du chef de groupe approprié dans le cadre d'un arrangement sécuritaire approprié.
6. A l'embarquement et au retour
Vérifiez le groupe en regard de votre liste, gardez les aires d'embarquement claires et assurez-vous que les bagages sont comptabilisés. Rappelez aux passagers les arrangements de retour avant qu'ils ne se dispersent. Si le groupe se divise à destination, assurez-vous que chaque sous-groupe sait qui est responsable de le ramener.
Après le dernier décrochage, demandez aux voyageurs de vérifier les sièges et les aires de stockage des effets personnels sans gêner le travail du conducteur. Signalez tout problème par l'intermédiaire du fournisseur d'accès et conservez la référence de réservation disponible.
Utilisez le bon guide pour obtenir des détails non résolus
Si les prix restent incertains, utilisez le tableau de comparaison des devis. Si le nombre de places assises ou de rangements est incertain, lire comparaison des véhicules. Pour un nouveau voyage, notre service de location d'autobus peut évaluer le bref complet sous réserve de disponibilité et de devis.
Exemple : la dernière vérification avant la sortie d'un groupe
La réservation est pour 28 personnes, mais la liste finale contient maintenant 29. Un passager apporte également une aide à la mobilité pliante qui n'a pas été incluse dans l'enquête. Contactez le fournisseur avant de voyager pour confirmer l'endroit et le stockage supplémentaires. Mettre à jour l'itinéraire partagé seulement lorsque ces exigences ont été acceptées. Envoyez ensuite un message passager contenant la date, le point de rencontre exact, l'heure de départ, les détails de retour et le numéro de l'organisateur. Une dernière comparaison de ce message avec la confirmation de réservation capture les différences avant l'arrivée de l'autocar.
Continuer avec envoyer les détails complets du voyage.
Questions de réservation
Quand devrions-nous envoyer le dernier message du passager?
Envoyez-le une fois que l'itinéraire a été convenu avec le fournisseur, ce qui laisse suffisamment de temps aux voyageurs pour soulever des questions d'accès ou de bagages. Rééditer une version claire si un détail confirmé change.
Qui devrait conserver la paperasse de réservation?
L'organisateur principal et un député désigné devraient pouvoir accéder à la même confirmation finale, au même itinéraire et aux mêmes contacts. Conservez les renseignements personnels sur les passagers limités à ceux qui en ont besoin.
Quel est le détail de retour le plus utile à confirmer?
Un point de rencontre précis et l'heure de départ. Convenir également de la façon dont un événement en retard sera communiqué au fournisseur afin que les passagers ne prennent pas d'arrangements contradictoires.
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