Envoyez les numéros de vol et l'inventaire des bagages. Confirmer l'aérogare, le point de rencontre des passagers, le point de prise en charge du véhicule et la politique d'attente comme des détails distincts.
Construisez le dossier d'arrivée
Indiquer au fournisseur la date de voyage, le numéro de vol, l'aéroport, l'aérogare prévue, le nombre de passagers et l'adresse de destination. Inclure le numéro de téléphone du voyageur principal et une liste claire des bagages. Pour les groupes internationaux, vérifiez que le numéro de contact fonctionnera après l'arrivée.
Déterminez l'heure d'atterrissage prévue à partir de l'heure prévue pour les passagers. Le temps nécessaire après l'atterrissage varie, alors demandez à l'exploitant comment il planifie la collecte et gère les changements de vol. N'inventez pas de franchise pour bagages fixes pour chaque aéroport ou groupe.
Séparer trois emplacements différents
Le point où les passagers rencontrent leur organisateur peut être à l'intérieur des arrivées. La prise en charge de l'autocar peut se faire ailleurs, et le véhicule peut attendre dans une zone d'attente séparée jusqu'à ce que le groupe soit prêt. Inscrire toutes les instructions pertinentes dans le message du passager, en particulier si un représentant rencontre le groupe.
A Heathrow, l'aéroport orientation groupe en autocar décrit les arrangements désignés et dit que les groupes devraient être prêts avant que leur autocar ne soit demandé. Confirmez les instructions actuelles pour votre service réservé plutôt que de diriger un autocar privé vers un terminal générique de prise en charge de voiture.
Faites correspondre le guide local à l'étape de la collecte
Le Guide d'arrivée de Medan aide à distinguer la collecte à l'aéroport de la collecte après un voyage aéroport-train. Cette décision modifie l'adresse de la réunion. Les Ürümqi guide d'arrivée adresse l'identité de l'aéroport et les instructions actuelles du terminal, aidant un organisateur à vérifier une note de réunion plus ancienne. Dans les deux cas, copiez le point d'embarquement confirmé par l'opérateur dans le message du passager; un nom de ville ou le nom de l'aéroport seul ne suffit pas.
Adapter le véhicule aux bagages de l'aéroport
Les parties d'aéroport transportent souvent plus de groupes d'excursions d'une journée. List checked case, sacs de cabine, poussettes et équipement de mobilité. Un véhicule ayant suffisamment de sièges passagers peut encore avoir besoin d'un dispositif de stockage différent ou peut ne pas convenir à la pleine charge.
Pour les groupes plus petits, lire Guide à bagages 16 places avant de confirmer location de minibus. Pour les grandes parties, demander location d’autocars avec le même inventaire détaillé. Comptez l'équipement sur le voyage de retour aussi.
Qu'est-ce qu'un accord sur les retards?
- Indique si le fournisseur surveille le vol et quelle référence de vol il utilise.
- Quand une période d'attente incluse commence.
- Ce que le passager principal devrait faire après la collecte des bagages.
- Comment l'attente supplémentaire ou un changement d'arrivée est évalué et approuvé.
- Qui contacter si un passager ou un sac est retardé.
Demandez ce qui se passe si le groupe est divisé entre les vols. Une collecte partagée peut impliquer une longue attente pour les arrivées anticipées; des mouvements distincts peuvent coûter plus cher, mais mieux correspondre au calendrier. Comparez les deux plans en utilisant les vols réels et les nombre de passagers, pas seulement la taille totale du groupe.
Planifier les départs vers l'arrière par rapport à l'exigence aéroportuaire
Utilisez les conseils actuels de votre compagnie aérienne pour savoir quand les voyageurs devraient être à l'aéroport. Donnez l'heure d'arrivée requise au fournisseur de transport, ainsi que l'adresse du terminal et du prise en charge. Laissez l'opérateur évaluer le trajet routier et une éventualité appropriée pour l'itinéraire.
Inclure l'embarquement et le chargement du cas avant le départ de la route. Un temps de prise en charge d'hôtel qui suppose que l'autocar quitte l'instant où il arrive est irréaliste pour un grand groupe. Demandez aux passagers d'être prêts à l'endroit convenu avec leurs effets personnels, plutôt que de commencer la caisse à l'heure du départ.
Garder le message d'arrivée court
Indiquez aux voyageurs qui dirige le transfert, où le groupe se rassemble et comment joindre cette personne. Demandez-leur de signaler les problèmes avant de quitter le terminal individuellement. L’organisateur doit contacter le prestataire une fois les conditions convenues remplies et le groupe prêt.
Envoyez vos détails de vol et de voyage à notre service de transfert d'aéroport pour l'évaluation, sous réserve de disponibilité et de devis. Pour un séjour Londres ou une autre destination, inclure l'entrée exacte de l'hôtel et toutes les exigences d'accès de sorte que le dépôt final est aussi soigneusement planifié que la collecte de l'aéroport.
Exemple : un groupe arrive sur deux vols
Un groupe de 26 personnes arrive sur deux vols à des heures différentes. Envoyez à la fois les numéros de vol, la date de voyage, les terminaux, la répartition des passagers et le nombre de bagages. Demandez si une collection partagée est pratique ou si deux transferts seraient mieux adaptés au groupe. Confirmer la façon dont le temps de réunion se rapporte à l'atterrissage, à la collecte des bagages et aux conditions d'attente convenues. Nommer un contact principal pour chaque vol afin qu'un retard puisse être signalé rapidement. Le dernier message des passagers devrait indiquer le point de rencontre et le processus de contact plutôt que de demander à tout le monde de chercher un autocar en dehors des arrivées.
Continuer avec autocar aéroport et minibus transferts.
Gardez le code d'aéroport de Seattle dans le dossier
Le Guide d'arrivée Seattle inclut Seattle–Tacome (SEA), Boeing Field (BFI) et Paine Field (PAE) comme différentes références aéroportuaires. Utilisez l'aéroport sur la réservation de vol réelle, avec son terminal ou les instructions de réunion convenues. Une demande étiquetée seulement à l'aéroport de Seattle peut laisser le point de collecte flou.
Questions relatives à la planification
Le temps de prise en charge de l'autocar devrait-il être notre heure d'atterrissage de vol?
Pas automatiquement. Les passagers doivent encore quitter l'aéronef, remplir les formalités d'arrivée et recueillir les bagages. Donnez les détails du vol et acceptez le processus de prise en charge avec le fournisseur.
Un autocar de tourisme peut-il recueillir des passagers de plusieurs vols?
Potentiellement, mais le plan doit tenir compte des différents terminaux, des heures d'arrivée et de l'attente. Demandez un plan de collecte partagé et une alternative avec des mouvements séparés si les vols sont éloignés.
Pouvons-nous quitter l'aéroport dès que certains passagers seront prêts ?
Suivez le plan de groupe convenu et contactez le fournisseur avant de diviser le groupe. Un voyage supplémentaire ou une allocation de véhicule modifiée n'est pas automatiquement inclus.
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