Mantenere il preventivo accettato, l'itinerario finale e i dettagli di contatto insieme. Un organizzatore dovrebbe possedere aggiornamenti, con un deputato che può accedere alle stesse informazioni.
1. Controllare il record di prenotazione
Abbina il riferimento della prenotazione, la data, il contatto con il piombo e l’itinerario contro la conferma scritta del fornitore. Esaminare il pagamento totale, le scadenze di pagamento e i termini. Se la vostra organizzazione ha bisogno di un riferimento di fattura o ordine di acquisto, risolverlo prima della scadenza piuttosto che il giorno di viaggio.
Confermare i requisiti del veicolo che hai effettivamente accettato. Una richiesta di un impianto non è la stessa di conferma scritta che verrà fornita. Segnare gli elementi essenziali separatamente dalle preferenze e chiedere qualcosa che rimane ambiguo.
2. Confermare le persone, le borse e le esigenze di imbarco
- Il numero massimo di passeggeri in ogni segmento di viaggio, compreso il personale e i bambini.
- Grandi casi, sacchetti di cabina e attrezzature condivise.
- Accordi di accessibilità e tempo di imbarco aggiuntivo.
- Eventuali requisiti concordati per la custodia dei bambini o altri requisiti di restrizione.
- Il processo per le modifiche dopo la scadenza finale del conteggio passeggeri.
Controlla la lista con la persona che conosce il gruppo, non solo la persona che paga la fattura. Kit sportivo, passeggini e attrezzature per la mobilità sono facili da omettere quando una richiesta inizia come un semplice numero di passeggeri.
3. Camminare attraverso l'itinerario su carta
Per ogni fermata, registrare l'indirizzo corretto, l'ingresso, il tempo pronto per il passeggero e la partenza prevista. Aggiunga il termine di arrivo in cui conta. Chiedere alla sede di identificare le modalità di carico e di parcheggio degli autobus, quindi fare in modo che l'operatore valuta il piano proposto.
Leggi l'itinerario in entrambe le direzioni. Le istruzioni verso l'esterno sono spesso dettagliate mentre il ritorno dice solo "dopo l'evento". Sostituiscilo con un punto di incontro, un'ora di riunione e un'ora di partenza. Identificare cosa dovrebbe fare il gruppo se l'evento finisce tardi.
Verifica il tragitto locale dopo l'arrivo in Canada
Per un soggiorno in Winnipeg, utilizzare il brief di arrivo locale per controllare l'aeroporto prenotato contro l'indirizzo dell'hotel, quindi registrare il ritorno separatamente. Per Halifax, utilizzare i propri riferimenti aeroportuali e i dettagli di destinazione Nova Scotia piuttosto che portare le istruzioni di pick-up da un'altra fermata canadese. Se un programma comprende diverse province, fare una lista di controllo separata per ogni dovere locale e registrare il viaggio che li collega.
4. Accetto comunicazioni di viaggio
Nomina un referente principale e un sostituto. Conferma come verranno comunicati i recapiti del conducente e quale numero del fornitore contattare per modifiche o ritardi. Il telefono del referente deve essere carico e raggiungibile; il conducente non dovrebbe dover contattare un passeggero che non può autorizzare modifiche al programma.
Condividi il messaggio finale del passeggero qui sotto. Per grandi eventi, includere un veicolo o un identificatore di gruppo in modo che le persone si uniscano alla partenza giusta. Evitare di circolare le informazioni di prenotazione personale o una lista completa dei passeggeri più ampiamente che necessario.
Modello di messaggio per i passeggeri
Data di viaggio: [data]
Incontra a: [ingresso esatto o punto concordato]
Pronto a bordo: [tempo]
Partenza: [tempo]
Bagaglio: [indennità confermata per questa prenotazione]
Punto di incontro di ritorno e l'ora: [Dettagli]
Contatto di gruppo: [nome e telefono]
In caso di ritardo: contattare immediatamente l'organizzatore del gruppo.
5. Prepararsi per un cambiamento senza riscrivere il viaggio
Chiedere come i passeggeri in ritardo, i cambiamenti di volo, le chiusure di sede o una sostituzione del veicolo sarebbe gestito. Non è necessario prevedere ogni incidente, ma è necessario un contatto e un processo di approvazione. Tenere i requisiti essenziali del veicolo visibile se un veicolo alternativo è discusso.
Per una scuola o un club, seguire la supervisione e le procedure di emergenza dell’organizzazione. I trasporti privati non sostituiscono tali responsabilità. Tenere tutte le informazioni riservate necessarie disponibili al leader di gruppo appropriato attraverso un adeguato accordo sicuro.
6. A bordo e ritorno
Controllare il gruppo contro la vostra lista, mantenere le aree di imbarco chiare e assicurarsi che i bagagli siano contabilizzati. Ricordate i passeggeri delle modalità di ritorno prima di disperdere. Se il gruppo si divide a destinazione, assicurarsi che ogni sottogruppo sappia chi è responsabile di riportarlo indietro.
Dopo il drop-off finale, chiedere ai viaggiatori di controllare posti e aree di stoccaggio per gli effetti personali senza ostacolare il lavoro del conducente. Segnala qualsiasi problema attraverso il contatto concordato del fornitore e mantieni disponibile il riferimento di prenotazione.
Utilizzare la guida giusta per i dettagli non risolti
Se i prezzi rimangono poco chiari, utilizzare prezzo preventivo confronto foglio. Se i posti a sedere o lo stoccaggio sono incerti, leggere comparazione del veicolo. Per un nuovo viaggio, il nostro servizio di noleggio autobus può valutare l'intero breve soggetto a disponibilità e quotazione.
Esempio: il controllo finale prima di un giorno di gruppo
La prenotazione è per 28 persone, ma la lista finale ora contiene 29. Un passeggero porta anche un aiuto di mobilità pieghevole che non è stato incluso nella richiesta. Contattare il fornitore prima di viaggiare per confermare il posto e lo storage extra. Aggiornare l'itinerario condiviso solo quando tali requisiti sono stati accettati. Quindi inviare un messaggio passeggero contenente la data, il punto di incontro esatto, l'ora di pronto-a-board, i dettagli di ritorno e il numero dell'organizzatore. Un confronto finale di quel messaggio con la conferma della prenotazione cattura le differenze prima che arrivi il bus turistico.
Continuare con inviare i dettagli completi del viaggio.
Domande sulla prenotazione
Quando dovremmo inviare il messaggio del passeggero finale?
Invialo una volta che l'itinerario è stato concordato con il fornitore, permettendo abbastanza tempo per i viaggiatori di sollevare domande di accesso o bagagli. Ristampare una versione chiara se cambia un dettaglio confermato.
Chi dovrebbe tenere i documenti di prenotazione?
L'organizzatore capo e un deputato nominato dovrebbero poter accedere alla stessa conferma finale, all'itinerario e ai contatti. Tenere le informazioni personali dei passeggeri limitate a coloro che ne hanno bisogno.
Qual è il dettaglio di ritorno più utile per confermare?
Un punto di incontro preciso e l'orario di partenza. Anche concordare come un evento di ritardo verrà comunicato al fornitore in modo che i passeggeri non facciano accordi conflittuali.
Trasforma il programma in un preventivo.
Condividi il tuo percorso, le date e le dimensioni del gruppo. Controlleremo la disponibilità per il vostro itinerario.