Chiedi a ciascun fornitore di segnare ogni costo come incluso, escluso o provvisorio. Una linea vuota è una domanda senza risposta, non uno zero.
Prima verificare che i viaggi corrispondano
Metti entrambe le quotazioni accanto al tuo ultimo itinerario. Controllare la data, la capacità del veicolo, gli indirizzi di pick-up, le fermate e il ritorno finale. Un prezzo sorprendentemente basso può coprire solo il viaggio verso l'esterno o assumere un tempo di finitura diverso. Risolvere tali differenze prima di confrontare le spese individuali.
Utilizzare un numero di versione sull'itinerario quando i piani cambiano. “Trasferimenti, versione 3, due hotel e due partenze di ritorno” è più preciso che inoltrare un altro messaggio che dice “stesso viaggio, un po’ più tardi”. Chiedi al fornitore di confermare quale versione copre il prezzo.
Confronta le stesse istruzioni di arrivo nella regione
Il Guida di arrivo a Goiânia e Guida di arrivo a Porto Alegre fornire punti di partenza separati per le loro richieste di hotel e aeroporto locali. Quando si confrontano le stime dei prezzi per entrambe le città, utilizzare lo stesso aeroporto prenotato, l'indirizzo finale, il bagaglio e il requisito di ritorno su entrambe le richieste. Se il programma include entrambe le regioni, evidenziare i movimenti locali e qualsiasi volo di collegamento separatamente; un totale per un trasferimento di città non può essere paragonato a un percorso più ampio.
La tua scheda di confronto quotazione
| Articolo | Domanda di risoluzione | Registrazione |
|---|---|---|
| Veicolo e conducente | Tutti i movimenti e i sedili richiesti sono coperti? | Specificazione e totale |
| Aspettare | Quale indennità si applica, e quando inizia? | Tempo incluso e tariffa extra |
| Parcheggio e accesso | Chi paga la sede, l'aeroporto e le spese di parcheggio degli autobus? | Incluso / escluso / preventivo |
| Tolls e attraversamenti | Tutte le strade pianificate, traghetti o traversate ferroviarie sono valutate? | Itinerario ed esclusioni |
| Funzionamento notturno | Sono necessari alloggi per il conducente o altri costi di pernottamento inclusi? | Responsabilità e indennità |
| Tasse e valuta | Qual è l'intero importo pagato nella valuta dichiarata? | Trattamento fiscale applicabile |
| Cambiamenti | Come vengono aggiunte le fermate, i rendimenti tardivi o le modifiche dei passeggeri gestite? | Processo di omologazione e riscrittura |
Il tempo di attesa ha bisogno di una definizione
In un aeroporto, l'atterraggio programmato di un volo non è lo stesso del momento in cui il gruppo raggiunge il punto di pick-up. Chiedere se i cambiamenti di volo sono monitorati, che l'assegno di attesa si applica e che si dovrebbe contattare una volta che tutti hanno raccolto i bagagli. Una promessa di “meet at the airport” lascia troppi dettagli aperti.
Per gli eventi, distinguere una finitura tardiva dal ritardo del traffico sulla rotta concordata. Chiedere come il fornitore gestisce ogni situazione piuttosto che assumere una carica di attesa copre tutto. D'accordo chi nel vostro gruppo può autorizzare un cambiamento che ha un costo.
Controllare le spese specifiche del percorso
Il parcheggio presso le strutture, le modalità di accesso dei pullman, le restrizioni urbane e gli attraversamenti internazionali dipendono dall’itinerario. Chiedi all’operatore di valutarli per il veicolo proposto. Non aggiungere una tariffa urbana standard a ogni preventivo e non presumere che un pullman privato possa utilizzare le normali aree di discesa previste per le auto.
Per Viaggi di gruppo a Londra, il Informazioni sull'autista del bus TfL è un punto di partenza utile per il parcheggio e la pianificazione degli accessi. Il vostro fornitore dovrebbe controllare le regole attuali che si applicano al suo veicolo e viaggio.
Capire gli importi provvisori
Una linea provvisoria può essere ragionevole quando la sede non ha confermato il suo parcheggio o l'itinerario sta ancora cambiando. Chiedere quale ipotesi è stato utilizzato, quando il costo sarà confermato e come approverà qualsiasi differenza. Registrare l'incertezza separatamente nel bilancio.
C'è una differenza pratica tra un totale fisso con esclusioni chiaramente indicate e una stima che può cambiare durante tutto. O può essere comprensibile quando etichettato correttamente. Ciò che conta è sapere quale si sta accettando e quali informazioni trasformerà una stima in una prenotazione confermata.
Leggi i termini prima di pagare
Controllare le scadenze di pagamento, il processo di conferma della prenotazione, le condizioni di cancellazione e come vengono gestite le denunce o le modifiche del servizio. Chiedi cosa succede se il veicolo nominato deve essere sostituito e se i requisiti essenziali di bagaglio o accessibilità rimangono parte della prenotazione.
Confronta quotazioni di noleggio di autobus contro lo stesso brief finale. Mantenere la quotazione e l'itinerario accettati insieme in modo che un altro organizzatore possa capire l'accordo. Utilizzare checklist pre-trip per i dettagli operativi, e Calcolo del bilancio solo dopo aver individuato il costo completo del trasporto. Ipotesi chiare sono più utili di un prezzo iniziale basso seguito da domande senza risposta.
Esempio: aggiungere una pausa cena dopo la stima del prezzo
Un gruppo richiede un ritorno diretto da una conferenza, poi decide di fermarsi a cena. Questo cambiamento può aggiungere la guida, l'attesa e un tempo di finitura diverso anche se il conteggio passeggeri rimane lo stesso. Inviare l'indirizzo del ristorante, l'orario di arrivo e partenza previsto al fornitore e chiedere un totale rivisto prima di confermare l'aggiunta. Verificare se la figura riveduta include il relativo parcheggio e le modalità di attesa. Mantenere l'itinerario aggiornato con il prezzo in modo che l'organizzatore e il conducente stiano lavorando dallo stesso piano.
Continuare con trasporto aziendale ed eventi.
Domande sul budget
Le spese di parcheggio sono sempre aggiuntive?
No. Essi possono già essere inclusi, esclusi o stimati. Chiedere il loro trattamento nella vostra quotazione specifica in modo da non omettere o pagare per loro due volte.
E se il nostro evento finisse più tardi che prenotato?
Contattare il fornitore attraverso il canale concordato non appena si sa. L'attesa supplementare o un piano operativo modificato possono richiedere l'approvazione e la ripetizione; non presumere che il conducente possa estendere la prenotazione indefinitamente.
Dovremmo rifiutare ogni preventivo con una stima?
Non automaticamente. Identificare ciò che rimane incerto, come sarà confermato e che autorizza qualsiasi cambiamento. Confronta il livello di impegno e l'importo del titolo.
Trasforma il programma in un preventivo.
Condividi il tuo percorso, le date e le dimensioni del gruppo. Controlleremo la disponibilità per il vostro itinerario.