Guarda juntos el presupuesto aceptado, el itinerario definitivo y los datos de contacto. Un organizador debe encargarse de las actualizaciones, con una persona de apoyo que pueda consultar la misma información.
1. Compruebe el registro de la reserva
Comprueba la referencia de reserva, la fecha, el contacto principal y el itinerario con la confirmación escrita del proveedor. Revisa el importe total, los plazos de pago y las condiciones. Si tu organización necesita una referencia de factura o un pedido de compra, resuélvelo antes del plazo, no el día del viaje.
Confirme los requisitos del vehículo que realmente aceptó. Una solicitud de una instalación no es la misma que la confirmación escrita de que será suministrada. Marcar los elementos esenciales separadamente de las preferencias y preguntar sobre cualquier cosa que permanezca ambiguo.
2. Confirme las necesidades de personas, bolsas y embarque
- El pasajero máximo cuenta con cada segmento de viaje, incluido el personal y los niños.
- Maletas grandes, equipaje de cabina y material compartido.
- Arreglos de accesibilidad convenidos y tiempo adicional de internado.
- Cualquier requisito de manutención acordado para niños u otros requisitos de restricción.
- El proceso de cambio después de la fecha límite final del conteo de pasajeros.
Compruebe la lista con la persona que conoce el grupo, no sólo la persona que paga la factura. Kit deportivo, sillas de ruedas y equipo de movilidad son fáciles de omitir cuando una consulta comienza como un simple recuento de pasajeros.
3. Camina por el itinerario en papel
Para cada parada, registre la dirección correcta, la entrada, el tiempo listo para el pasajero y la salida prevista. Añada el plazo de llegada donde importe. Pregúntele al lugar para identificar los arreglos de carga y estacionamiento de autobuses, a continuación, haga que el operador evalúe el plan propuesto.
Lea el itinerario en ambas direcciones. Las instrucciones externas son a menudo detalladas mientras el regreso dice sólo “después del evento”. Sustitúyalo con un punto de encuentro, una hora de reunión y una hora de salida. Identificar qué debe hacer el grupo si el evento termina tarde.
Compruebe el final local de una llegada canadiense
Para una estancia en Winnipeg, utilice el informe de llegada local para comprobar el aeropuerto reservado contra la dirección del hotel, a continuación, grabar el regreso por separado. Para Halifax, utilice sus propias referencias al aeropuerto y los detalles de destino de Nueva Escocia en lugar de llevar las instrucciones de recogida de otra parada canadiense. Si un programa incluye varias provincias, haga una lista de verificación separada para cada deber local y registre los viajes que los conecten.
4. Acuerda las comunicaciones del día del viaje
Designa un organizador principal y una persona de apoyo. Confirma cómo se facilitarán los datos del conductor y qué número del proveedor atiende cambios o retrasos. Mantén cargado y disponible el teléfono principal; el conductor no debería tener que contactar con un pasajero sin autorización para cambiar el plan.
Comparte el mensaje final del pasajero a continuación. Para eventos grandes, incluye un identificador de vehículos o grupos para que la gente se una a la salida correcta. Evite distribuir información de reserva personal o una lista completa de pasajeros más ampliamente de lo necesario.
Plantilla del mensaje del pasajero
Fecha de viaje: [fecha]
Nos vemos en: [entrada exacta o punto acordado]
Listo para abordar: [tiempo]
Salida: [tiempo]
Equipaje: [margen confirmado para esta reserva]
Punto y hora de la reunión de regreso: [detalles]
Contacto en grupo: [nombre y teléfono]
Si se retrasa: comuníquese con el organizador del grupo inmediatamente.
5. Prepárate para un cambio sin reescribir el viaje
Pregunte cómo se manejarían los pasajeros tardíos, los cambios de vuelo, los cierres del lugar o una sustitución de vehículos. Usted no necesita predecir cada incidente, pero usted necesita un contacto y un proceso de aprobación. Mantenga los requisitos esenciales del vehículo visible si se discute un vehículo alternativo.
Para una escuela o club, siga la propia supervisión y los procedimientos de emergencia de la organización. El transporte privado no reemplaza esas responsabilidades. Mantenga toda la información confidencial necesaria disponible para el líder del grupo apropiado a través de un arreglo seguro adecuado.
6. A bordo y regreso
Comprueba el grupo contra tu lista, mantén las zonas de embarque claras y asegúrate de que el equipaje sea contabilizado. Recordar a los pasajeros de los arreglos de retorno antes de dispersarse. Si el grupo se divide en el destino, asegúrese de que cada subgrupo sepa quién es responsable de traerlo de vuelta.
Después de la caída final, pida a los viajeros que revisen asientos y áreas de almacenamiento para pertenencias sin obstruir el trabajo del conductor. Informar cualquier problema a través del contacto acordado del proveedor y mantener la referencia de reserva disponible.
Utilice la guía adecuada para los detalles sin resolver
Si los precios permanecen inmundos, utilice el tabla de comparación de precios. Si el asiento o el almacenamiento es incierto, lea el Comparación de vehículos. Para un nuevo viaje, nuestro servicio de alquiler de autobuses puede evaluar el informe completo sujeto a disponibilidad y cotización.
Ejemplo: el cheque final antes de un día de grupo
La reserva es para 28 personas, pero la lista final ahora contiene 29. Un pasajero también trae una ayuda de movilidad plegable que no fue incluida en la solicitud. Póngase en contacto con el proveedor antes de viajar para confirmar el lugar y el almacenamiento extra. Actualizar el itinerario compartido sólo cuando se hayan aceptado esos requisitos. Luego envía un mensaje de pasajero que contiene la fecha, el punto de encuentro exacto, el tiempo listo a bordo, los detalles de retorno y el número de organizador. Una comparación final de ese mensaje con la confirmación de reserva capta diferencias antes de que llegue el autocar.
Continuar con enviar los detalles completos del viaje.
Preguntas de reserva
¿Cuándo debemos enviar el mensaje final del pasajero?
Envíelo una vez que el itinerario haya sido acordado con el proveedor, permitiendo tiempo suficiente para que los viajeros puedan plantear preguntas de acceso o equipaje. Reeditar una versión clara si cambia un detalle confirmado.
¿Quién debe tener el papeleo de reserva?
El organizador principal y un diputado nominado deben poder acceder a la misma confirmación final, itinerario y contactos. Mantenga la información personal del pasajero limitada a los que la necesitan.
¿Cuál es el detalle más útil para confirmar?
Un punto de encuentro preciso y tiempo de salida. También conviene en cómo se comunicará un evento de última hora al proveedor para que los pasajeros no hagan arreglos conflictivos.
Convierte tu plan en un presupuesto.
Indica tu itinerario, las fechas y el tamaño del grupo. Comprobaremos la disponibilidad para tu recorrido.