Confirme un asiento para cada viajero, los arreglos necesarios para el vehículo y el horario completo del día. Mantenga la supervisión y visite la aprobación con el equipo escolar responsable.
Comience con el proceso de visita de la escuela
Utilice la política de visitas educativas de la escuela y la ruta de aprobación interna adecuada antes de comprometerse a transportarse. En Inglaterra, el Departamento de Educación Orientación sobre las visitas educacionales aborda la planificación, la evaluación del riesgo y la comprobación de organizaciones externas. Las escuelas de otros lugares deben utilizar la orientación y los procedimientos aplicables a ellas.
La reserva de transporte es solo una parte de la visita. No sustituye las decisiones del centro sobre supervisión, necesidades médicas, emergencias o autorizaciones necesarias. Acuerda quién toma esas decisiones y quién comunica los requisitos de transporte resultantes.
Construir un breve pasajero y equipo completo
Cuenta con alumnos, maestros, personal de apoyo y cualquier otro viajero autorizado. Registre el número máximo en cada segmento de viaje y proporcione una lista de equipaje independiente. Visitas residenciales, viajes de música y accesorios deportivos a menudo necesitan más almacenamiento que un día museo con bolsas pequeñas.
Informe al proveedor sobre los requisitos prácticos de embarque y accesibilidad a través de un canal privado apropiado. Confirme los arreglos de asientos y moderación para el vehículo específico y los pasajeros en lugar de depender de una descripción genérica “escuela adecuada”. Tener requisitos esenciales escritos en la reserva.
Hacer preguntas centradas en el proveedor de transporte
- ¿Qué capacidad y configuración del vehículo se ofrecen?
- ¿Cómo se llevará el equipaje y el equipo especificados?
- ¿Qué documentación necesita la escuela para comprobar su proveedor?
- ¿Cómo se manejan las sustituciones y la perturbación del vehículo?
- ¿Qué contacto está disponible antes de viajar y el día?
- ¿El itinerario propuesto permite el horario de funcionamiento requerido?
Utiliza los requisitos del centro escolar sobre contratación y protección del alumnado para decidir qué documentación solicitar. Evita sustituir las comprobaciones que realmente necesita tu organización por un distintivo en una web o una afirmación comercial genérica.
Planifique el tiempo alrededor del viaje por carretera
Dar al proveedor cualquier admisión fija o tiempo de actividad, luego incluir embarque supervisado, carga y caminar desde el desplegable. En la escuela, acceda a una ubicación de carga que funciona con otras llegadas y salidas. En el destino, identifique la entrada correcta de autobús y donde el grupo puede montarse.
Para el regreso, el trabajo atrasado de la llegada de la escuela prevista pero permite al operador evaluar los plazos realistas. Dígale a las familias cómo se comunicarán las actualizaciones si el horario cambia. No le des una promesa de llegada exacta basada únicamente en una estimación de la ruta del coche.
Asignar responsabilidades antes de la salida
Designa a un responsable de la visita que tenga el itinerario definitivo y los contactos del proveedor. Asigna al personal del centro escolar las tareas de supervisión y recuento de pasajeros conforme a sus procedimientos. La función de transporte del conductor debe diferenciarse de la responsabilidad de supervisar al alumnado.
Comprueba el grupo antes de salir de cada ubicación y asegúrate de que el personal conozca el punto de encuentro de retorno acordado. Mantenga la información médica y de emergencia disponible para el personal autorizado sin distribuirla a través de mensajes generales de pasajeros.
Prepárese para un retraso o un plan cambiado
Acuerda quién puede autorizar un cambio de ruta y cómo la escuela se comunicará con el proveedor. Si una actividad se sobrepone, notifique al contacto con prontitud en lugar de asumir que el retorno puede deslizarse indefinidamente. El plan revisado todavía necesita trabajar para el vehículo y el conductor.
Tener un procedimiento adecuado para una salida perdida, un alumno o una visita interrumpida, de acuerdo con la política de la escuela. Discuta las implicaciones de transporte antes de viajar donde una necesidad previsible podría afectar al vehículo o al itinerario.
Elija la solicitud de transporte adecuada
Nuestra Servicio de transporte escolar puede evaluar la ruta y los requisitos, sujeto a disponibilidad y cotización. Una pequeña visita puede adaptarse alquiler de minibus, mientras que un grupo más grande puede necesitar alquiler de autobuses. Usar el Lista general de verificación de reservas junto, más que en lugar de, la propia documentación de visita de la escuela.
Ejemplo: una visita de clase con adultos acompañantes
Una clase tiene 30 alumnos, cuatro empleados y dos adultos acompañantes, por lo que la solicitud comienza con 36 pasajeros. Añade bolsas de almuerzo, materiales didácticos y cualquier equipo de movilidad. Dar al proveedor el punto de carga acordado de la escuela, la entrada del lugar y el tiempo que el grupo necesita estar listo para la admisión. Pida a la escuela que confirme los requisitos de supervisión y restricción aplicables para el viaje. Antes del regreso, utilice el proceso de registro de pasajeros acordado y de contacto para que un cambio en el grupo pueda resolverse antes de la salida.
Continuar con viaje a la escuela de autobús y minibus de planificación.
Cuestiones de planificación
¿El conductor cuenta con nuestro personal supervisor?
Tratar el transporte y la supervisión de los alumnos como funciones separadas. La escuela debe organizar la supervisión a través de sus propios procedimientos de visitas educativas y aclarar las responsabilidades antes de reservar.
¿Qué debería confirmar una escuela sobre seguridad de los vehículos?
Aplicar el proceso de verificación de proveedores de la escuela y solicitar las pruebas pertinentes. Confirme la capacidad real de los pasajeros, los asientos necesarios y las restricciones, los arreglos de accesibilidad y los procedimientos de perturbación de la reserva propuesta.
¿Podemos usar el mismo breve para una visita residencial?
Use el mismo enfoque de planificación, pero incluya el inventario de equipaje más grande, cada lugar de la noche y el itinerario completo. El operador necesita evaluar el servicio completo en lugar de un supuesto de jornada.
Convierte tu plan en un presupuesto.
Indica tu itinerario, las fechas y el tamaño del grupo. Comprobaremos la disponibilidad para tu recorrido.