Confermare un posto per ogni viaggiatore, le disposizioni necessarie del veicolo e il programma completo della giornata. Tenere la supervisione e visitare l'approvazione con la squadra della scuola responsabile.
Iniziare con il processo di visita della scuola
Utilizzare la politica di visite educative della scuola e l'appropriato percorso di approvazione interna prima di impegnarsi per il trasporto. In Inghilterra, il Dipartimento per l’Istruzione Visite didattiche indirizza la pianificazione, la valutazione dei rischi e il controllo delle organizzazioni esterne. Le scuole di altri paesi dovrebbero utilizzare la guida e le procedure applicabili a loro.
Una prenotazione di trasporto fa parte della visita. Non sostituisce le decisioni della scuola sulla supervisione, le esigenze mediche, le disposizioni di emergenza o il consenso, se necessario. D'accordo chi possiede tali decisioni e chi comunica i requisiti di trasporto che ne derivano.
Costruisci un breve completo di passeggeri e attrezzature
Conta alunni, insegnanti, personale di supporto e qualsiasi altro viaggiatore autorizzato. Registrare il numero massimo in ogni segmento di viaggio e fornire una lista dei bagagli separata. Visite residenziali, gite musicali e impianti sportivi spesso hanno bisogno di più deposito di una giornata museale con piccole borse.
Informare il fornitore sui requisiti pratici di imbarco e accessibilità attraverso un canale privato appropriato. Confermare i posti a sedere e le modalità di ritenuta per il veicolo specifico e i passeggeri piuttosto che affidarsi a una descrizione generica “scuola adatta”. Avere requisiti essenziali scritti nella prenotazione.
Fai le domande focalizzate del fornitore di trasporto
- Quali sono le capacità e la configurazione del veicolo?
- Come verranno trasportati i bagagli e le attrezzature specificati?
- Quale documentazione ha bisogno della scuola per i controlli dei suoi fornitori?
- Come vengono gestite le sostituzioni e le interruzioni dei veicoli?
- Quale contatto è disponibile prima del viaggio e il giorno?
- L'itinerario proposto consente il programma operativo richiesto?
Utilizzare i requisiti di approvvigionamento e di salvaguardia della scuola per decidere quali prove chiedere. Evitare di sostituire un badge sito web o un'ampia dichiarazione di marketing per i controlli che la vostra organizzazione richiede in realtà.
Pianificare il tempo intorno al viaggio stradale
Comunica al fornitore gli orari fissi di ingresso o delle attività, prevedendo anche il tempo per la salita a bordo sotto supervisione, il carico e il percorso a piedi dal punto di discesa. A scuola, concorda un punto di partenza compatibile con gli altri arrivi e partenze. A destinazione, individua l’ingresso corretto per il pullman e il punto in cui il gruppo può riunirsi.
Per il ritorno, lavorare all'indietro dall'arrivo scolastico previsto, ma consentire all'operatore di valutare tempi realistici. Dite alle famiglie come verranno comunicati gli aggiornamenti se il programma cambia. Non dare una promessa di arrivo esatta basata esclusivamente su una stima auto-route.
Allocare le responsabilità prima della partenza
Nomina un leader di visita che detiene l'itinerario finale e contatti del fornitore. Assegnare il personale della scuola alla supervisione e ai compiti di conteggio dei passeggeri sotto le sue procedure. Il ruolo di trasporto del conducente dovrebbe essere distinto dalla responsabilità per la supervisione degli allievi.
Controllare il gruppo prima di lasciare ogni posizione e assicurarsi che il personale conosca il punto di incontro di ritorno concordato. Mantenere le informazioni di emergenza e mediche disponibili al personale autorizzato senza distribuirle tramite messaggi di passeggeri generali.
Prepararsi per un ritardo o un piano modificato
D'accordo chi può autorizzare un cambiamento di rotta e come la scuola comunicherà con il fornitore. Se un'attività è in esecuzione, avvisare il contatto in modo tempestivo piuttosto che assumere il ritorno può scivolare indefinitamente. Il piano riveduto ha ancora bisogno di lavorare per il veicolo e conducente.
Avere una procedura adatta per una partenza mancata, un allievo non bene o una visita disturbata, coerente con la politica della scuola. Discutere le implicazioni di trasporto prima di viaggiare, dove un bisogno prevedibile potrebbe influenzare il veicolo o l'itinerario.
Scegli la richiesta di trasporto appropriata
Il nostro servizio di trasporto scolastico può valutare il percorso e i requisiti, previa disponibilità e quotazione. Una piccola visita può essere adatta noleggio minibus, mentre un partito più grande potrebbe avere bisogno noleggio autobus. Utilizzare checklist della prenotazione generale accanto, piuttosto che al posto di, la documentazione di visita della scuola.
Esempio: una visita di classe con gli adulti accompagnatori
Una classe ha 30 alunni, quattro personale e due adulti accompagnatori, quindi la richiesta inizia con 36 passeggeri. Aggiungere sacchetti di pranzo, materiali didattici e qualsiasi attrezzatura per la mobilità. Dare al fornitore il punto di carico concordato della scuola, l'ingresso della sede e il tempo che il gruppo deve essere pronto per l'ammissione. Chiedere alla scuola portare a confermare la supervisione applicabile e i requisiti di restrizione per il viaggio. Prima del ritorno, utilizzare il controllo passeggeri concordato e il processo di contatto in modo che una modifica del gruppo possa essere risolta prima della partenza.
Continuare con gita scolastica in autobus e minibus.
Domande sulla pianificazione
Il conducente conta verso il nostro personale di supervisione?
Tratta il trasporto e la supervisione degli alunni come ruoli separati. La scuola dovrebbe organizzare la supervisione attraverso le proprie procedure di visite educative e chiarire le responsabilità prima di prenotare.
Cosa dovrebbe confermare una scuola sulla sicurezza dei veicoli?
Applicare il processo di controllo del fornitore della scuola e richiedere le prove pertinenti. Confermare l'effettiva capacità del passeggero, i posti a sedere e le restrizioni richieste, le modalità di accessibilità e le procedure di disgregazione per la prenotazione proposta.
Possiamo usare lo stesso brief per una visita residenziale?
Utilizzare lo stesso approccio di pianificazione, ma includere l'inventario bagagli più grande, ogni luogo di pernottamento e l'itinerario completo. L'operatore ha bisogno di valutare il servizio completo piuttosto che un'assunzione di viaggio diurno.
Trasforma il programma in un preventivo.
Condividi il tuo percorso, le date e le dimensioni del gruppo. Controlleremo la disponibilità per il vostro itinerario.