Donnez au fournisseur les délais d'arrivée et les exigences des passagers, puis faites vérifier l'horaire d'exploitation entier avant de promettre les heures de départ au groupe.
Définir le service dont vous avez besoin
Commencez par une phrase qui décrit le travail : visite de musée de retour, transfert aéroport-hôtel, navette de mariage ou visite multi-journées. Énumérez ensuite chaque mouvement de véhicule. Cela empêche qu'une demande d'un autocar pour la journée soit interprétée différemment par chaque fournisseur.
Distinguez les engagements fixes des éléments souples. Une entrée à heure réservée peut être impérative, alors qu’un arrêt déjeuner peut être déplacé. Cette distinction aide le transporteur à évaluer un itinéraire réalisable et à proposer des ajustements sans perdre l’objectif du voyage.
Adaptez la capacité aux personnes et à leurs bagages
Compter chaque passager sur la étape la plus occupée et décrire les exigences en matière de sièges ou d'embarquement. Inclure l'inventaire complet des bagages pour les voyages à l'aéroport et durant la nuit. La capacité est une combinaison de sièges, de rangement et de disposition; un arrangement accessible peut changer les sièges disponibles.
Parcourir la les options de flotte; comme point de départ, puis confirmer les prescriptions spécifiques du véhicule dans le devis. Si vos chiffres peuvent augmenter, demandez quand vous devez finaliser le décompte et quelles options existent si le véhicule proposé devient trop petit.
Construire une journée d'exploitation réaliste
Ecrivez un calendrier depuis le premier embarquement jusqu'au dépôt final. Incluez le chargement, les arrêts planifiés, l'accès au lieu, la marche depuis le dépôt et le retour. Une estimation cartographique du parcours routier ne couvre pas toutes ces activités.
De longs itinéraires ont besoin de l'opérateur pour évaluer l'horaire des conducteurs. Les Le gouvernement du Royaume-Uni explique que les règles applicables varient selon le véhicule et le fonctionnement. Évitez de supposer qu'un véhicule peut rester disponible pendant des heures illimitées parce que le kilométrage est bas.
Vérifier les endroits où un autocar doit atteindre
Envoyez des entrées et des contacts précis. Demandez à l'endroit au sujet du chargement de l'autocar, le stationnement, les restrictions et un emplacement d'attente approprié. L'entrée utilisée par les voitures peut ne pas être celle que l'autocar devrait utiliser. Convenir d'un autre point de rencontre si l'accès étroit ne peut être confirmé.
Pour les visites de la ville, gardez l'itinéraire de marche du groupe dans le plan. Une chute à proximité qui nécessite des escaliers ou un passage difficile peut ne pas convenir à certains passagers. Discutez de l'accessibilité tout au long du voyage, y compris le chemin entre le véhicule et le lieu.
Traduire le nom de la ville en une adresse d'arrivée réelle
Pour une Arrivée du groupe Kunming, utilisez le guide local pour identifier l'aéroport sur la réservation et l'emplacement de la ville de Yunnan, puis fournir l'adresse complète de l'hôtel ou du lieu. Ajouter le nom de la langue originale et une référence de carte, le cas échéant. Ceux-ci identifient l'endroit prévu; l'exploitant doit quand même confirmer l'entrée appropriée de l'autocar, l'arrêt passager et toute promenade vers l'immeuble.
Transformer les préférences d'amenité en spécification
Identifier séparément les caractéristiques essentielles et les préférences facultatives. Interrogez-vous sur le contrôle climatique, les toilettes, la recharge, le Wi-Fi, la disposition des sièges ou un microphone s'ils comptent pour votre voyage. Les commodités sont sujettes à la sélection des véhicules, et une photographie illustrative du parc de véhicules ne les confirme pas.
Si vous avez besoin d'une toilette, demandez si elle est disponible pour votre réservation et comment les arrêts de confort planifiés correspondent à l'itinéraire. Si vous avez besoin de passagers pour travailler en ligne, ne pas faire une présentation d'affaires dépendant de la connectivité mobile non confirmée.
Un modèle de demande de location d’autocar à copier
Voyage : date, but et pays.
Les gens : les passagers maximums et les exigences d'embarquement.
Sacs: les caisses et les équipements encombrants.
Itinéraire: chaque adresse et l'entrée correcte.
Horaires: horaires d'embarquement, délais d'arrivée et retour final.
Véhicule: les installations essentielles.
Organisation: le contact principal, le contact de paiement et toute date limite d'approbation.
Confirmez la réservation et le plan de communication
Examiner la portée écrite, le montant total à payer, les modalités et la validité des devis. Demandez quand les détails du pilote deviennent disponibles et quel numéro prend en charge change avant le départ. Donnez au groupe un dernier message passager pour que personne ne compte sur une ancienne heure de prise en charge.
Utilisez notre service de location d'autocars pour une évaluation de l'itinéraire, sous réserve de disponibilité et de devis. Les liste de contrôle des jours de voyage couvre les confirmations finales, tandis que le guide des coûts vous aide à comparer les offres pour le même service.
Exemple : choisir entre un autocar et deux véhicules
Un groupe de 48 personnes veut voyager ensemble, mais les passagers séjournent dans des hôtels situés en face d'une ville. Demandez si un autocar peut servir les deux collections dans le délai d'arrivée, puis comparez deux véhicules servant des groupes distincts. Inclure les mêmes exigences en matière de bagages et de retour dans chaque option. Confirmer quels passagers utilisent le véhicule et qui coordonne chaque départ. La décision devrait équilibrer le coût complet, le temps de collecte et l'organisation du groupe plutôt que de supposer qu'un seul véhicule est toujours le plan le plus simple.
Continuer avec options de location d'autocars.
Questions relatives aux véhicules
Un autocar peut-il rester à notre lieu entre les transferts?
Cela dépend de la réservation, le stationnement disponible et le plan d'exploitation. Vérifier s'il attend sur place, s'il attend ailleurs ou s'il quitte et retourne; les arrangements devraient être reflétés dans le devis.
Les toilettes et le Wi-Fi sont-ils inclus avec la location d'autocars?
Ce sont des caractéristiques spécifiques au véhicule. Demandez-les si nécessaire et obtenir une confirmation plutôt que de supposer que chaque autocar d'une catégorie les fournit.
Que devrions-nous envoyer si l'itinéraire est encore provisoire?
Envoyez votre itinéraire actuel avec des échéances fixes marquées et des incertitudes identifiées. Demander quelles hypothèses la cotation provisoire utilise et quand le plan doit être finalisé.
Transformez votre projet en demande de devis.
Communiquez votre itinéraire, vos dates et la taille de votre groupe. Nous vérifierons les disponibilités pour votre parcours.