Commencez par l'aéroport et le terminal
Confirmez que votre itinéraire est pour DXB et conservez le code d'aéroport dans chaque message de transfert. Dubai Airports identifie les trois terminaux de la DXB en tant que terminal 1, terminal 2 et terminal 3. Utilisez les informations d'arrivée confirmées de la compagnie aérienne, plutôt que de décider du terminal à partir du seul nom de la ville.
Conservez des registres distincts pour les vols arrivant à différents terminaux. Si une personne organise tout le monde, indiquez à cette personne les numéros de vol d'exploitation et les coordonnées de chaque groupe d'arrivée. Demandez au fournisseur de transport si une collection combinée est pratique avant de promettre aux passagers qu'un véhicule visitera chaque terminal.
Utiliser l'arrangement de réunion confirmé
Les consignes de Dubai Airports orientent les personnes venant accueillir des voyageurs vers les parkings plutôt que vers une zone d’attente devant les arrivées. Les modalités concernant un véhicule affrété ou un représentant doivent être confirmées avec le prestataire. Les consignes destinées aux voitures particulières ne remplacent pas un rendez-vous confirmé avec un autocar.
DXB dispose également d'un service de réunion Terminal 3 Greet & Go pour les hôtels autorisés et les voyagistes. Demandez si ce processus s'applique à votre réservation particulière. L'existence d'un service de réunion n'établit pas qu'une compagnie ou chaque terminal l'utilise; votre confirmation doit indiquer où vos propres passagers se rencontreront.
Que tout le groupe finisse par arriver
Après les formalités d'arrivée et la collecte des bagages, vérifiez le compte du passager et du sac avant de demander le véhicule. Expliquez à l'organisateur tout retard ou besoin d'assistance. Tenir une personne responsable de la mise à jour de l'état de préparation afin que le fournisseur de transport reçoive un message cohérent plutôt que plusieurs instructions partielles.
Rendre le plan de contact utilisable après un long vol. Partager un numéro de téléphone international, le nom de la réservation et l'adresse de l'hôtel avant le décollage. Choisissez un contact de sauvegarde et acceptez comment le groupe se reconnectera si les téléphones perdent de l'énergie. Ne dépendez pas d'un message envoyé uniquement à quelqu'un qui est toujours en vol.
Décrivez correctement la destination
Indiquer le nom et l'adresse de l'hôtel, ou l'entrée prévue d'un lieu d'événement. Si l'itinéraire continue au-delà de Dubaï, indiquez chaque arrêt prévu et la destination finale. Ne laissez pas un devis pour un transfert de ville devenir tranquillement une journée touristique ou un voyage vers un autre émirat.
Comptez les grands caisses, les sacs de cabine, les poussettes et l'équipement ainsi que les personnes. Informez l'équipe de réservation des besoins d'embarquement avant de choisir un véhicule. Considérez si le groupe veut un départ partagé ou plusieurs voyages, et comparez les options en utilisant l'itinéraire complet, les bagages et l'horaire plutôt qu'une capacité globale.
Accepter les conditions d'arrivée et de retour
Demandez comment un vol modifié ou un temps de préparation retardé affecte la collection. Confirmez l'indemnité d'attente, le processus de communication et tout coût d'aéroport ou de route dans le devis. Ces détails permettent à l'organisateur de réagir calmement lorsque l'arrivée réelle diffère de l'horaire.
Pour le retour, enregistrez à nouveau l'aéroport de départ et l'aérogare. Travaillez à l'envers depuis la compagnie aérienne pour l'enregistrement, permettant le chargement et le déplacement à travers l'aéroport. Évitez de choisir un départ fixe à partir de l'hôtel en fonction seulement d'une autre personne de l'heure de transfert précédente; votre itinéraire, le groupe et la date de voyage peuvent être différents.
Planifiez votre transport de groupe
Communiquez votre date de voyage, votre itinéraire, le nombre de passagers et vos besoins en bagages à l’équipe de réservation. La disponibilité du véhicule et le prix du trajet sont confirmés dans un devis personnalisé.
Préparez votre voyage avec des informations à jour
Consultez les sources officielles ci-dessous avant le départ pour connaître les modalités de visite, les billets et les consignes de l’aéroport à jour.
