La distance n’est qu’un élément d’une demande de transport en autocar. Décrivez la conduite, l’attente, les rotations et les périodes de mise à disposition afin que les devis couvrent la même prestation et que l’incidence des changements d’horaires puisse être convenue.
Conduite séparée de la durée du véhicule
La distance de conduite et le temps consacré au véhicule décrivent différentes parties d'une demande de location. Un mouvement peut être court mais nécessite une attente ou un retour ultérieur; un lecteur plus long peut avoir une portée de service plus simple. Décrivez les deux avant de comparer les offres.
Indiquer le point auquel le véhicule est nécessaire et le mouvement final convenu. Demandez comment l'attente, les arrêts supplémentaires et toute utilisation de nuit sont traités plutôt que de supposer un modèle universel horaire ou kilométrage.
Comparer un transfert, un retour et une location retenue
Pour un aller simple, indiquez le départ et la destination. Pour un aller-retour, précisez si le véhicule attend ou revient plus tard. Pour une mise à disposition, indiquez la période et les déplacements pendant lesquels vous avez besoin du véhicule.
Un véhicule conservé pour la journée n'est pas la même demande que deux transferts fixes. Gardez chaque version distincte lorsque vous demandez au fournisseur d'évaluer la dotation, la disponibilité et le prix complet.
Décrire les arrêts supplémentaires et les finitions tardives
Marquez les arrêts et les rendez-vous qui fixent des échéances fixes. Décrivez une fin plausible plus tard si l'événement peut dépasser, et demandez comment une prolongation serait approuvée.
Un arrêt supplémentaire peut modifier la conduite, l'attente, l'accès ou l'horaire du conducteur. Obtenir le service révisé et tout prix révisé par écrit; ne pas déduire des frais d'heures supplémentaires automatiques ou de disponibilité illimitée.
Utiliser une feuille de travail pour les véhicules
Utilisez la feuille de travail pour dresser la liste de chaque mouvement et de la période retenue. Envoyer la même version lors de la comparaison des fournisseurs, y compris les exigences relatives aux véhicules, aux bagages et à l'embarquement.
Le guide budgétaire distinct explique comment utiliser la cotation résultante dans le budget du groupe. Cette feuille de travail définit l'utilisation du véhicule à prix fixe.
Sources utiles pour cette préparation
Consultez les consignes de l’autorité ou du lieu indiqués pour l’itinéraire et la date envisagés, puis consignez les dispositions confirmées par le transporteur.
Les spécifications du véhicule peuvent influer sur le devis : la disposition des passagers, l'entreposage, l'équipement et le service proposé tout ce qui compte. L'horaire des chauffeurs dépend de l'exploitation, de l'itinéraire, de la conduite et du temps de service; la réduction d'un autocar de 49 à 36 sièges passagers ne modifie pas en soi les règles applicables en matière d'horaires. Consultez la vue d'ensemble des heures des conducteurs britanniques.
Feuille de travail sur les véhicules
| Mouvement | Informations à fournir | Disposition à confirmer |
|---|---|---|
| Transfert aller simple | Collecte, destination et arrivée obligatoire | Transfert et attente inclus |
| Sortie et retour | Chaque départ et l'intervalle entre eux | Attendre à proximité ou revenir plus tard |
| Période de référence | Lorsque le véhicule est nécessaire et se déplace pendant cette période | Y compris l'évaluation des fonctions et des effectifs |
| Répéter les navettes | Demande par départ et exigences en matière de redressement | Calendrier et répartition des véhicules |
| Finale tardive possible | Fenêtre de finition prévue et contact organisateur | Procédure d'amendement et tout prix révisé |
Préparez la suite du voyage
Consultez le guide détaillé correspondant à votre autre question de préparation, ou envoyez l’itinéraire et les dates prévus pour obtenir un devis de transport. La disponibilité, le véhicule proposé et les conditions de réservation sont confirmés pour chaque trajet.
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