Confirmez les arrangements d'arrivée et de prise en charge de l'événement avec le personnel privé, stockez le matériel de camping et choisissez un point de rendez-vous de retour clair avant le voyage.
Vérifiez l'entrée de votre réservation
Utilisez les informations de transport actuelles de l'organisateur de l'événement pour l'édition et la date spécifiques. Un véhicule de location privé peut avoir des dispositions différentes d'une navette officielle, d'un service d'autobus public ou d'une voiture ordinaire. Envoyer les instructions relatives à l'événement à l'exploitant pour évaluation.
Demandez si un permis, une immatriculation de véhicule, un emplacement d'arrivée ou une réservation de stationnement doit être organisé. Déterminer qui est responsable de l'obtenir et si son coût est inclus. Ne présumez pas que l'achat d'un billet d'entrée d'événement autorise également un autocar privé à utiliser une zone de chargement particulière.
Décrivez la charge réelle des bagages
Pour un voyage en camping, y compris des tentes, des sacs de couchage, des chaises, des chariots, des boîtes froides et des sacs personnels. L'équipement volumineux peut déterminer l'aptitude du véhicule même si le nombre de passagers est modeste. Demandez aux voyageurs l'inventaire avant de demander le devis final.
Fournir des dimensions pour les articles exceptionnellement grands et vérifier les restrictions de l'événement sur ce qui peut être apporté. Conserver les conditions de véhicule de l'opérateur séparément des règles d'admission du festival; un article autorisé à l'événement a encore besoin d'un stockage de transport approprié.
Bâtir des voyages à l'extérieur autour des plans d'admission
Dites au fournisseur quand votre groupe veut arriver et si vous devez collecter des bracelets, passer la sécurité ou atteindre un camping avant un autre engagement. Faites évaluer l'approche du voyage routier et de l'événement plutôt que de compter sur un temps de conduite normal.
Utilisez un temps prêt pour les passagers qui permet le chargement avant le départ. Pour plusieurs villes de prise en charge, listez chaque arrêt et comparez cette route avec un point de rencontre central. Un pick-up central peut simplifier le trajet, mais il devrait rester pratique pour le groupe et son équipement.
Donnez au retour un plan précis
Consigner le lieu de collecte convenu, l'heure de réunion et l'heure de départ. Expliquez comment les passagers atteignent le point de sortie ou de camping de l'événement. Si l'événement fournit une carte, utilisez sa version actuelle et jumelez l'emplacement avec une description écrite claire.
Décidez de ce que fait le groupe si quelqu'un est retardé ou ne trouve pas le véhicule. Nommer un organisateur et un adjoint qui peuvent communiquer avec le fournisseur. Gardez leurs coordonnées disponibles à l'extérieur d'une application événementielle, car les téléphones peuvent avoir des batteries faibles ou une réception peu fiable.
Accepter l'effet d'un départ tardif
Demandez comment l'attente est traitée et qui peut autoriser les changements. Une performance tardive ou une sortie lente ne prolonge pas automatiquement la réservation. Informez le fournisseur de l'incertitude de fin prévisible lors de la demande de devis et demandez quel plan est réalisable.
Assurez-vous que les passagers savent que le départ réservé est un engagement de groupe. Évitez de promettre que le véhicule attendra indéfiniment ou visitera d'autres destinations après le départ. Tout changement nécessite une entente avec le fournisseur et peut avoir une incidence sur les coûts ou l'horaire.
Définir les attentes pour le voyage
Vérifiez les conditions du fournisseur de transport pour les aliments, les boissons, l'équipement boueux et le comportement. Expliquer ces conditions au groupe avant de recueillir des contributions. Planifier la façon dont les tentes mouillées ou les chaussures sales seront gérées dans le cadre des arrangements relatifs aux véhicules convenus.
Gardez les articles personnels essentiels et les documents d'événement accessibles, mais suivez les instructions de stockage de l'opérateur. Au retour, comptez le matériel de camping partagé ainsi que les gens, de sorte que l'équipement n'est pas laissé au point de rencontre.
Choisissez un service qui convient au groupe
Envoyer le nom et la date de l'événement, les instructions officielles de transport, le total des passagers et l'inventaire des bagages à notre service de transport d'événements. Nous pouvons évaluer location de bus ou location de minibus sous réserve de disponibilité et de devis. Utiliser la calculateur budgétaire avec le total confirmé, et diffuser le modèle de message passager une fois le plan approuvé.
Exemple : un groupe de camping avec un retour du dimanche
Vingt amis prévoient voyager avec des tentes, des lits et des sacs personnels. Enregistrez l'équipement de camping séparément des bagages ordinaires et demandez s'il convient au véhicule proposé. Utilisez les instructions de transport actuelles de l'organisateur pour l'entrée de l'événement, puis acceptez le point de collecte du dimanche et l'heure de départ. Prenez le temps d'emballer, de quitter le camping et d'atteindre le véhicule. Si plusieurs personnes veulent partir plus tôt, le prix que le mouvement séparément avant d'assumer le rendement principal peut couvrir les deux groupes.
Continuer avec transport de festivals et d'événements.
Questions relatives à la planification
La location de bus de festival privé est-elle la même qu'une navette officielle ?
Non. Une navette officielle peut avoir ses propres billets, itinéraires et modalités d'accès. Confirmez les entrées et les zones de collecte que votre réservation privée peut utiliser avec l'événement et le fournisseur.
Pouvons-nous apporter des tentes et des chariots de camping?
Énumérez-les dans l'enquête, y compris les dimensions pour les articles volumineux. L'opérateur doit confirmer le stockage approprié, et vous devriez vérifier séparément les règles de l'événement sur l'équipement autorisé.
Et si la réception mobile est mauvaise à la collecte?
Convenir d'un point et d'une heure de réunion précis à l'avance, tenir les instructions disponibles hors ligne et nommer un organisateur principal et un adjoint. Demandez au fournisseur comment le contact devrait fonctionner si les appels ou les messages normaux échouent.
Transformez votre projet en demande de devis.
Communiquez votre itinéraire, vos dates et la taille de votre groupe. Nous vérifierons les disponibilités pour votre parcours.