バスのレンタル予約を書面による決定の順序として扱います。照会、見積もりの質問、受諾された言葉および最終的な確認の1つの記録を保って下さい従ってオーガナイザーは各段階で合意されたものを見ることができます。
1つの完全な照会の記録を作成して下さい
問い合わせの1つのバージョンを作成し、それを参照または日付にします。ルート、旅行の日、乗客の範囲および必須車の特徴を一緒に保って下さい。要件が変更された場合、変更された簡略化を送信して、すべてのプロバイダが同じリクエストを評価するようにします。
観光バスまたはミニバスの計画ガイドに車両の選定が所属しています。この記録は合意された要件の簡略化から始まり、オファーを予約に変えるために必要な決定に従う。
見積もりの質問を比較し、解決して下さい
各見積もりのために、妥当性、規模および未解決の質問を記録して下さい。提案される運行事業者および車、含まれている動きおよび予約条件を点検して下さい。不明確な項目を含まれているように扱う前に書くことの明確化を要求して下さい。
複数のサービス提供者を比較する場合、見積もりの版を分けて管理しましょう。帰着時刻や車両が変われば別の提案になるため、組織がどの版を検討しているか記録してください。
記録の承認および受け入れられた予約条件
誰が予約を承認でき、その人にどの情報が必要かを確認しましょう。見積もり全体、含まれる内容、支払・キャンセル条件、組織が求める書類を用意します。予算の承認が、特定の移動サービスの承諾を意味するとは限りません。
見積もりの受諾方法に続いて下さい。支払いまたは入金が必要な場合は、期限、目的、返金条件をご確認ください。受諾された言葉遣いおよび予約記録が付いているレシートを含んで下さい。
予約および最終旅客メッセージの確認
書面による確認を行い、承諾された申し出と比較して下さい。ルート、日付、旅客および荷物の手配、車両の使用および連絡先の手順を確認してください。最終旅客メッセージを発行する前に、不一致を解決します。
旅行前に、会議の承認されたバージョンを共有し、指示を返します。変更されたサービスおよび適用場所の価格を含む確認との後で変更を、保って下さい。
この計画に役立つ公式情報
予定の経路と日程に関する当局や会場の案内をリンク先で確認し、運行事業者が確認した手配内容を記録してください。
学校の調達、児童・生徒の保護、校外活動の手順に従い、運行事業者、運転手、車両について必要な書類を確認しましょう。予約前に実際の座席、シートベルトなどの安全装備、乗車と引率の方法を確認してください。交通手段を手配しても、学校自身の確認に代わるものではありません。 DfE 教育指導.
予約決定記録
| 段階 | 記録を保持する | 完成までの決定 |
|---|---|---|
| お問い合わせ | ルート、日付、負荷および条件の1つのバージョン | どのサービスが評価されているか確認して下さい |
| 見積り | オファー、妥当性、未解決の質問 | 書面による明確化を得る |
| 認定資格 | 完全なオファーと必要な文書 | 予約を受け入れることができる人を特定する |
| アクセシビリティ | 受入条件および支払の指示 | 記載された確認プロセスに従ってください |
| 旅行前 | 確認および承認された乗客メッセージ | 後で修正した記録 |
次の移動を計画する
別の計画上の疑問については、該当する詳しいガイドをご覧ください。送迎の見積もりには、実際の経路と日程をお送りください。空き状況、提案車両、予約条件は、ご旅行ごとに確認します。