Trattare una prenotazione di noleggio autobus come una sequenza di decisioni scritte. Tenere un record dell'indagine, le domande di quotazione, i termini accettati e la conferma finale in modo che l'organizzatore possa vedere che cosa è stato concordato in ogni fase.
Prepara un'unica richiesta completa
Creare una versione della richiesta e dargli un riferimento o una data. Mantenere l'itinerario, i giorni di viaggio, la gamma passeggeri e le caratteristiche del veicolo necessarie insieme. Se i requisiti cambiano, inviare una breve revisione in modo che ogni fornitore sta valutando la stessa richiesta.
La selezione del veicolo appartiene alla guida di pianificazione del bus turistico o del minibus. Questo record inizia con la richiesta concordata e segue le decisioni necessarie per trasformare un'offerta in una prenotazione.
Confronta i preventivi e chiarisci i dubbi
Per ogni preventivo, annota la validità, le prestazioni comprese e le questioni ancora da chiarire. Verifica l’operatore e il veicolo proposti, gli spostamenti inclusi e le condizioni di prenotazione. Chiedi chiarimenti scritti prima di considerare inclusa una voce ambigua.
Se si confrontano i fornitori, mantenere separate le versioni di quotazione. Un tempo di ritorno modificato o un veicolo cambiato crea un'offerta diversa; registrare quale versione la vostra organizzazione sta prendendo in considerazione.
Registra l'approvazione e le condizioni di prenotazione accettate
Identificare chi può approvare la prenotazione e quali informazioni hanno bisogno. Fornire l'intera quotazione, inclusioni, condizioni di pagamento e cancellazione, oltre a tutti i documenti richiesti dalla vostra organizzazione. L'approvazione di un bilancio non è necessariamente l'accettazione di una particolare offerta di trasporto.
Seguire il metodo di accettazione nella quotazione. Se è richiesto un pagamento o un deposito, verificarne la scadenza, lo scopo e i termini di rimborso. Mantenere la formulazione accettata e qualsiasi ricevuta con il record di prenotazione.
Conferma la prenotazione e il messaggio finale ai passeggeri
Ottenere la conferma scritta e confrontarla con l'offerta accettata. Controllare l'itinerario, le date, i passeggeri e i bagagli, incluso l'uso del veicolo e la procedura di contatto. Risolvere un errore prima di emettere il messaggio del passeggero finale.
Prima di viaggiare, condividere una versione approvata della riunione e le istruzioni di ritorno. Tenere qualsiasi modifica successiva con la conferma, compreso il servizio e il prezzo riveduto, ove applicabile.
Fonti di riferimento per questo piano
Controllare l'autorità collegata o la guida locale per la rotta e la data proposta, quindi registrare le modalità confermate dall'operatore.
Utilizzare le procedure di approvvigionamento, salvaguardia e visita educativa della scuola per identificare i documenti dell’operatore, del conducente e del veicolo richiesti. Confermare i posti a sedere, le restrizioni, le disposizioni di imbarco e supervisione prima della prenotazione; il trasporto non sostituisce i controlli della scuola. DfE guida didattica-visita.
Scheda della decisione di prenotazione
| Fase | Registrazione da conservare | Decisione di completamento |
|---|---|---|
| Richiesta | Una versione del percorso, delle date, del carico e dei requisiti | Confermare quale servizio viene valutato |
| Quotazione | L'offerta, la validità e le domande irrisolte | Ottenere chiarificazione scritta |
| Approvazione | L'offerta completa e i documenti richiesti | Identificare chi può accettare la prenotazione |
| Accettazione | Termini e istruzioni di pagamento accettati | Seguire il processo di conferma dichiarato |
| Prima di viaggiare | Conferma e messaggio passeggero approvato | Registrare eventuali modifiche successive |
Organizza la prossima tappa del viaggio
Utilizzare la guida dettagliata pertinente per una diversa domanda di pianificazione, o inviare il percorso effettivo e le date per una quotazione di trasporto. Disponibilità, il veicolo offerto e i termini di prenotazione sono confermati per il viaggio individuale.
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