Confermare il volo operativo e il terminal
Registrare la compagnia aerea effettivamente che opera il volo, il suo numero di volo, la data di arrivo e il terminal confermato. Un riferimento di prenotazione è utile al passeggero ma non è un sostituto per i dettagli di arrivo richiesti da un organizzatore di trasporto. Controllare il terminale ancora vicino al viaggio, in particolare quando un biglietto comporta un codeshare.
Se il gruppo arriva con più voli, prepara una semplice tabella con una riga per ogni volo. Aggiungi il numero di passeggeri, un referente e gli eventuali orari da rispettare per la prosecuzione del viaggio. Decidi se tutti attendono un’unica partenza comune o se chi arriva prima ha bisogno di un veicolo separato. Questa decisione deve comparire nel preventivo, anziché essere improvvisata nell’area arrivi.
Riunite il gruppo prima di chiamare l'autobus al punto di prelievo
Heathrow prevede una procedura dedicata ai pullman a noleggio attraverso il West Ramp Coach Park. Quando i passeggeri sono pronti, il capogruppo contatta l’addetto che gestisce i pullman sul piazzale; il veicolo viene quindi chiamato al punto di prelievo. La partenza in pullman segue dunque modalità diverse rispetto al prelievo di un amico con un’auto privata.
Restate insieme dopo la raccolta bagagli, identificate chiunque non sia arrivato il bagaglio e inviate all'organizzatore un chiaro messaggio di prontezza. Tenere a disposizione il nome dell'operatore e il numero di volo. Seguire le istruzioni di raccolta confermate e l'attuale segnaletica dell'aeroporto; non dirigere verso un'area di car-pickup semplicemente perché è la prima uscita che vedi.
D'accordo chi comunica con il conducente
Scegli un contatto con il piombo e un backup. Condividere il corretto formato internazionale di dialling prima della partenza, e concordare cosa fare se un telefono è piatto o un passeggero non può connettersi. Dare il contatto principale la conferma del veicolo e l'indirizzo di destinazione, in modo che il conducente non riceve istruzioni contrastanti da diverse persone.
Un breve messaggio che dice quale terminal il gruppo è in, se tutti i bagagli controllati sono stati raccolti e se tutti sono pronti a camminare per il punto di carico è più utile di un flusso di singoli aggiornamenti. Tenere un conteggio passeggeri in ogni fase, soprattutto quando le persone partono brevemente per acquistare cibo o utilizzare i servizi igienici.
Scegli un viaggio in avanti che si adatta al gruppo
Confrontare un veicolo riservato con ferrovia e altri mezzi pubblici utilizzando il viaggio completo: borse, passeggiate, collegamenti e l'ingresso dell'hotel finale. Un veicolo diretto può adattarsi a un gruppo che viaggia insieme, mentre i viaggiatori indipendenti possono preferire accordi diversi. Scegli dall'itinerario reale piuttosto che trattare un'opzione come universalmente migliore.
Dare al team di prenotazione l'indirizzo preciso dell'hotel o della sede, compreso l'ingresso previsto. Spiegare tutti i casi di grandi dimensioni, attrezzature per la mobilità o requisiti per la custodia dei bambini. La capacità del passeggero da sola non può confermare lo spazio bagaglio o l'accesso all'imbarco, e una fotografia del veicolo non può stabilire che una particolare disposizione di raccolta è stata prenotata.
Pianificare i viaggi di ritorno separatamente
Lavorare all'indietro dall'attuale guida di check-in della vostra compagnia aerea e dalle esigenze del vostro gruppo. Include il checkout dell'hotel, il caricamento, l'azionamento, lo scarico e il movimento nel terminale. Tenere i numeri di volo di partenza separati dai dettagli di arrivo, e assicurarsi che un ritorno a un altro terminale sia chiaramente descritto.
Lasciare spazio al giorno per interruzione piuttosto che fissare un viaggio fisso aeroporto a un ultimo appuntamento turistico. Prima di viaggiare, confermare le modalità di attesa, le spese di accesso all'aeroporto, la risposta a un volo ritardato e il contatto da utilizzare se i piani cambiano. Queste sono domande di prenotazione, non presupposti per fare dopo l'atterraggio.
Organizza il trasporto del tuo gruppo
Condividi la data di viaggio, il percorso, i numeri dei passeggeri e le esigenze dei bagagli con il team di prenotazione. La disponibilità del veicolo e il prezzo del viaggio sono confermati attraverso una quotazione individuale.
Pianifica con informazioni aggiornate
Utilizzare le fonti ufficiali qui sotto per le disposizioni dei visitatori attuali, i biglietti e le istruzioni per l'aeroporto prima di viaggiare.
