Bestätigen Sie den Betriebsflug und das Terminal
Notieren Sie die Fluggesellschaft, die den Flug tatsächlich durchführt, ihre Flugnummer, das Ankunftsdatum und das bestätigte Terminal. Eine Buchungsreferenz ist für den Fahrgast nützlich, ersetzt jedoch nicht die Ankunftsdaten, die von einem Verkehrsorganisator benötigt werden. Überprüfen Sie das Terminal in der Nähe der Reise erneut, insbesondere wenn ein Ticket einen Codeshare beinhaltet.
Erstellen Sie bei mehreren Flügen eine kleine Ankunftstabelle mit einer Zeile je Flug. Ergänzen Sie Fahrgastzahl, Kontaktperson und Fristen für die Weiterfahrt. Entscheiden Sie, ob alle auf eine gemeinsame Abfahrt warten oder früh Ankommende ein eigenes Fahrzeug benötigen. Diese Entscheidung sollte im Angebot stehen und nicht erst in der Ankunftshalle improvisiert werden.
Regroup, bevor der Reisebus nach vorne aufgerufen wird
Heathrow nutzt ein eigenes Verfahren für Charter-Reisebusse über den West Ramp Coach Park. Bei der koordinierten Abholung kontaktiert die Gruppenleitung den Reisebuskoordinator im Vorfahrtsbereich, sobald die Fahrgäste bereit sind. Das Fahrzeug wird dann vorgerufen. Für Reisebusabholungen gelten daher andere Abläufe als für die Abholung einer befreundeten Person im Privatwagen.
Bleiben Sie nach der Gepäckabholung zusammen, identifizieren Sie alle Personen, deren Gepäck nicht angekommen ist, und senden Sie dem Veranstalter eine klare Bereitschaftsmeldung. Halten Sie den Betreibernamen und die Flugnummer zur Verfügung. Befolgen Sie die bestätigten Abholanweisungen und die aktuelle Flughafenbeschilderung; Gehen Sie nicht zu einem Autoabholbereich, nur weil es die erste Ausfahrt ist, die Sie sehen.
Stimmen Sie zu, wer mit dem Fahrer kommuniziert
Wählen Sie einen Lead Contact und ein Vertretung. Teilen Sie das richtige internationale Wahlformat vor der Abreise und vereinbaren Sie, was zu tun ist, wenn ein Telefon flach ist oder ein Fahrgast keine Verbindung herstellen kann. Geben Sie dem Lead-Kontakt die Fahrzeugbestätigung und die Zieladresse, damit der Fahrer keine widersprüchlichen Anweisungen von mehreren Personen erhält.
Eine kurze Nachricht, in welchem Terminal sich die Gruppe befindet, ob alle aufgegebenen Gepäckstücke gesammelt wurden und ob alle bereit sind, zum Ladepunkt zu gehen, ist nützlicher als ein Strom von individuellen Updates. Halten Sie eine Teilnehmerzahl in jeder Phase, besonders wenn die Leute kurz gehen, um Essen zu kaufen oder die Toiletten zu benutzen.
Wählen Sie eine Weiterreise, die zur Gruppe passt
Vergleichen Sie ein reserviertes Fahrzeug mit der Bahn und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln mit der gesamten Fahrt: Taschen, zu Fuß, Verbindungen und dem endgültigen Hoteleingang. Ein direktes Fahrzeug kann für eine Gruppe geeignet sein, die zusammen reist, während unabhängige Reisende möglicherweise andere Arrangements bevorzugen. Wählen Sie aus der tatsächlichen Reiseroute, anstatt eine Option als universell am besten zu behandeln.
Geben Sie dem Buchungsteam die genaue Adresse des Hotels oder des Veranstaltungsortes, einschließlich des beabsichtigten Eingangs. Erläutern Sie alle großen Fälle, Mobilitätsausrüstung oder Kindersitzanforderungen. Die Fahrgastkapazität allein kann den Gepäckraum oder den Zugang zum Einstieg nicht bestätigen, und ein Fahrzeugfoto kann nicht feststellen, dass eine bestimmte Abholvereinbarung gebucht wurde.
Planen Sie den Rücktransfer separat
Arbeiten Sie rückwärts von der aktuellen Check-in-Anleitung Ihrer Fluggesellschaft und den Bedürfnissen Ihrer eigenen Gruppe. Beinhalten Sie die Hotelkasse, das Beladen, den Antrieb, das Entladen und die Bewegung in das Terminal. Halten Sie die Abflugnummern von den Ankunftsdetails getrennt und stellen Sie sicher, dass eine Rückkehr zu einem anderen Terminal klar beschrieben ist.
Lassen Sie Platz am Tag für Störungen, anstatt eine feste Flughafenreise an einen letzten Sightseeing-Termin anzuhängen. Bestätigen Sie vor der Reise Wartevorkehrungen, Flughafenzugangsgebühren, die Reaktion auf einen verspäteten Flug und den Kontakt, den Sie verwenden sollten, wenn sich die Pläne ändern. Dies sind Buchungsfragen, keine Annahmen, die nach der Landung getroffen werden müssen.
Planen Sie Ihre Gruppenfahrt
Teilen Sie dem Buchungsteam Ihr Reisedatum, die Strecke, die Fahrgastzahl und Ihren Gepäckbedarf mit. Fahrzeugverfügbarkeit und Fahrtpreis werden in einem individuellen Angebot bestätigt.
Mit aktuellen Informationen planen
Prüfen Sie vor der Reise in den unten verlinkten offiziellen Quellen die aktuellen Besucherregelungen, Tickets und Hinweise zum Flughafen.
